近期有书粉咨询，关于日记账、预收预付、应收应付模块，如何使用，要如何记账的？

下面就介绍一下日记账、预收预付、应收应付模块的用途，并举几个例子，介绍如何记账？

 

一、用途与区别：

1、日记账：登记现收现付，也就当实际收到或支付钱款时，都应该在日记账中有一笔记录（可以是在日记账模块记一笔产生，也可以是应收应付模块通过录入收款或付款核销时自动产生，也可以是用款申请模块付款登记时自动产生，还可以是费用报销模块付款登记时自动产生）；

 

2、预收预付：实际已经收到钱或支付了钱款，但事项还尚未开展或者钱款可能会退回的情况，比如支付押金，员工因公预借的差旅费（通常情况下日记账模块已经有一笔收入或支出记录了）；

 

3、应收应付：尚未实际收款或付款，但欠款事项已经很确实，比如赊销的货款（通常情况下日记账模块还没有相应的收入或支出记录）。

 

二、如何记账？

1、收到股东投资款

直接在日记账模块中记一笔收入，

科目为“财务收入》收到投资款”，

如果为多名股东，

可在“设置》收支科目”中增加，

形如“收到投资款（股东张三）”、“收到投资款（股东李四）”。

 

2、支出采购办公用品

直接在日记账模块中记一笔支出，

科目为“费用支出》办公用品”。

 

3、支付出去的押金或保证金

n  当实际付款时：

1）在日记账模块，记一笔支出，勾选挂账；

2）在预收预付模块，读入挂账，将自动创建一笔预支记录。

 

n  当收回押金或保证金时：

1）在日记账模块，记一笔收入（此时不需要勾选挂账）；

2）在预收预付模块，找到当时的预支记录，点核销，选择通过日记账核销，选择刚登记的收入日记账记录。

 

4、赊账采购一批材料

n  当采购材料时：

在应收应付》应付模块，记一笔应付，

对方单位一定需要填写；

 

n  当付款时：

在应收应付》应付模块，找到当时的应付记录，点核销，

进入核销界面后，直接录入付款金额，提交付款 即可；

（此时软件平台会自动产生一笔日记账支出记录到日记账模块中，

因此不再需要到日记账模块登记支出记录。）

 

5、提前支付货款的定金的赊账采购一批材料

u  如果是已经确定有合同，则如下记账：

1）在应收应付》应付模块，记一笔应付，金额为合同金额；

2）在应收应付》应付模块，对刚登记的应付记录进行核销，录入实际支付金额，提交保存即可；（说明：此处不需要再在日记账模块登记支出，因此此种方式核销时，软件会自动产生一笔日记账记录进入日记账模块）

 

u  如果是还没有任何合同，也无法确定时否能收到货，则如下记账：

1）   在日记账模块，记一笔支出，勾选挂账；

2）   在预收预付模块，读入挂账，自动产生预支记录；

3）   当合同确定后，

A）在应收应付》应付模块，登记一笔应付，

B）然后对刚登记的应付记录进行核销，选择核销方式“通过预收预付核销”，选取当时的预支记录，保存；

C）最后进入预收预付模块，找到当时支付定金时创建的预支记录，进入核销，选择其他方式核销，录入相关信息，备注中注明：已核销应付，应付编号为XXX

 

6、向银行贷款

n  当贷款时：

1）在日记账模块，记一笔收入，科目为“收到贷款》收到银行贷款”，

2）在应收应付》应付模块，记一笔应付，金额为本金+利息，如果不法确定利息，只填写本金即可；

 

n  当支付利息时：

1）在应收应付》应付模块，找到当时的应付记录，点核销，

进入核销界面后，直接录入付款金额，为利息金额，提交付款 即可；

2）另：登记应付时，金额没有包含利息，此时还需要修改一下应付记录，将应付金额修改为：本金+本次支付的利息金额；

 

n  当归还本金时：

在应收应付》应付模块，找到当时的应付记录，点核销，

进入核销界面后，直接录入付款金额，为本金金额，提交付款 即可；